Vereinsordnungen des

 

SK UNITED COLOURS in Berlin e.V.


 

Geschäftsordnung des Vorstand

 

 

 

Präambel

 

Diese Geschäftsordnung gilt für den Gesamtvorstand nach § 14 der Satzung. Sie regelt die interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstandes.


A. Verfahrensfragen

 

§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser

      Geschäftsordnung

 

  1. Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand jederzeit geändert oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.
  2. Die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufener Vorstandsmitglieder nach § 14 der Vereinssatzung ist für die Beschlussfassung erforderlich. Stimmenthaltungen werden als "Nein"-Stimmen gewertet. Nicht anwesende Vorstandsmitglieder können binnen sieben Werktagen nach Vorstandssizung ihre Stimme schriftlich abgeben.
  3. Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald sie allen Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben worden ist.

B. Interne Aufgaben- & Zuständigkeitsverteilung

§ 2 Grundsatz

 

Alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit, sind aber den Vertretungsbefugnissen laut § 16 der Vereinssatzung untergeordnet.


§ 3 Interne Aufgaben- & Zuständigkeitsverteilung

 

Der Vorstand hat intern folgende Aufgaben- & Zuständigkeitsverteilung beschlossen, der Grundsatz in § 2 bleibt hiervon unberührt:

 

Vorsitzende(r):

  • Leitungskompetenz und Verantwortung für den Gesamtverein
  • Festlegung von Richtlinien für das gesamte Vereinsgeschehen in sportlicher, wirtschaftlicher, sozialer und kultureller Hinsicht
  • Vertretung des Vereins nach innen und außen, Festigung des Ansehens des Vereins in der Öffentlichkeit, Repräsentation
  • Vertretung des Vereins bei Verbänden
  • Koordination der Vorstandsarbeit
  • Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Vorstands- & Mitgliederversammlungen
  • Einbringung von Plänen, Ordnungen, Programmen, sowie des Jahresbudget (Haushaltsplan) in den Vorstand
  • Kontrolle der Durchführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlungen und des Vorstandes
  • Überwachung und Kontrolle aller Vorgänge im Verein, insbesondere der Maßnahmen, die Kosten nach sich ziehen
  • weisungsberechtigter Vorsitzender gegenüber allen Beschäftigten
  • Ehrungen gemäß Ehrenordnung des Vereins
  • Kontakte mit den politischen und Verwaltungsgremien der Stadt
  • Kontaktpflege mit Spendern und Sponsoren
  • Zuständig für die Lösung von Konflikten

stellv. Vorsitzende(r) bzw. 2. Vorsitzende(r):

  • Vertretung des Vorsitzenden bei dessen Abwesenheit in allen Vereinsangelegenheiten
  • Gesetzlicher Vertreter des Vereins i.S.d. § 26 BGB gem. Satzung
  • Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes
  • Unterstützung und Beratung des Vorsitzenden bei allen sportlichen, wirtschaftlichen, sozialen & kulturellen Fragen
  • Mitwirkung bei der Festlegung der Richtlinien für das gesamte Vereinsgeschehen
  • Mitwirkung bei der Erstellung, Durchführung, Steuerung und Kontrolle ...

... der Vereinsvision

... von Richtlinien für die Vereinspolitik

... der strategischen Planung des Vereins

... von Zielen und Strategien des Vorstandes

... der mittel- & langfristige Entwicklung des Vereins

· 

 

  • Unterschriftsberechtigung und/oder Gegenzeichnung bei rechtlichen, finanziellen und sonstigen amtlichen Vereinsvorgängen
  • Weisungsrechte gegenüber den Angestellten in Grundsatzfragen, in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand
  • Erstellung eines Jahresberichts über Tätigkeiten und Beschlüsse des Vorstandes
  • Mitgliederwerbung (in Zusammenarbeit mit dem Leiter für Presse- & Öffentlichkeitsarbeit und dem Leiter Marketing)
  • Mitgliederbetreuung (z.B. Beratung oder Schlichtung bei Problemen zwischenmenschlicher Art innerhalb des Vereins)
  • Mitarbeitergewinnung & -betreuung (Ansprechpartner für Pflege der Geschäftsräume, Sportstätten & sonst. Vereinseinrichtungen)
  • Einbringung von Sportplänen und Programmen in den Vorstand
  • Bearbeitung von Ehrenanträgen
  • Organisation von Schulungen
  • Planung von Sportveranstaltungen und Wettkämpfen des Vereins
  • Betreuung des Vereinsarchivs

Schatzmeister:

  • Erhaltung und Verwaltung der Vereinsanlagen bzw. des Vereinsvermögens
  • Verantwortlich für die Erstellung und Kontrolle des jährlichen Haushalts- & Finanzplans
  • Koordination der wirtschaftlichen Maßnahmen in allen Abteilungen
  • Planung und Überwachung des Gesamthaushalts
  • Verantwortlich für die ordnungsgemäße Abwicklung der laufenden Finanzgeschäfte des Vereins (z.B. Zahlungsverkehr, Beitragsverwaltung, Finanzbuchhaltung & Kostenrechnung, Kassenwesen, Abrechnung der Übungsleiter)
  • Fristgerechte Zuweisung der Mittel an die Abteilungen, Gruppen, Kurse usw. im Rahmen des Gesamthaushaltsplanes
  • Einbringung von Investitions- & Finanzierungsplänen, von Planungs- & Organisationskonzepten, sowie des Entwurfes des Jahresbudgets in den Vorstand
  • erstellt Haushalte für besondere Anlässe (z.B. Jubiläum)
  • Verantwortlich für die Erstellung des Jahresabschlusses
  • Beantragung von Zuschüssen
  • Berechtigung im Namen des Vereins, Mahnverfahren einzuleiten
  • Leitungskompetenz und Verantwortung für die Geschäftsstelle
  • Einstellung von Verwaltungspersonal
  • Dokumentation/Verwaltung des Vereinsarchivs

§ 4 Gesamtverantwortung

 

Der Vorstand bleibt trotz der in § 3 genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen verantwortlich


C. Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall

§ 5 Vertretung nach § 26 BGB

 

  1. Gemäß § 16 der Satzung vertritt der erste Vorsitzende den Verein alleine
  2. Gemäß Vorstandsbeschluss können der zweite Vorsitzende und der Schatzmeister nur dann gemeinsam von ihrem Vertretungsrecht Gebrauch machen, wenn...

  • ... dies mit dem 1. Vorsitzenden ausdrücklich vereinbart wurde
  • ... der 1. Vorsitzende verhindert ist (z.B. Abwesenheit, Urlaub, Krankheit)
  • ... ein Fall des § 181 BGB vorliegt und der erste Vorsitzende durch die Vertretungshandlung für den Verein persönlich betroffen ist

§ 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung

 

Kann ein Vorstandsmitglied die oben aufgeführten internen Aufgaben der Geschäftsführung aufgrund von Abwesenheit, Krankheit, etc. nicht wahrnehmen, gilt unter Beachtung des § 5 folgende Vertretungsregelung:

  • der 1. Vorsitzende wird vertreten durch den zweiten Vorsitzenden
  • der 2. Vorsitzende wird vertreten durch ein beliebiges Mitglied des Vorstandes laut § 26 BGB
  • der Schatzmeister wird vertreten durch ein beliebiges Mitglied des Vorstandes laut § 26 BGB

Die Geschäftsstelle ist hiervon und über die voraussichtliche Dauer der Vertretung zu informieren


D. Vorstandssitzungen

§ 7 Einberufung

 

  1. Die Sitzungen werden durch den ersten Vorsitzenden unter Angabe der Tagesordnung schriftlich einberufen
  2. Vorstandssitzungen finden regelmäßig 4x im Jahr statt. In Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag eines Vorstandsmitglieds weitere Sitzungen einberufen werden. Der Antrag muss begründet sein und im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Beschluss- & Beratungsgegenstände im Einzelnen benennen
  3. In dringenden Fällen oder wenn der zweite Vorsitzende und der Schatzmeister dies gemeinsam gegenüber dem ersten Vorsitzenden verlangen, finden außerordentliche Vorstandssitzungen statt
  4. Der Vorstand legt die Termine für die turnusmäßigen Vorstandssitzungen jeweils zu Beginn des Jahres für das laufende Jahr fest
  5. Die Ladungsfrist beträgt sieben Tage. In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden
  6. Die Vorstandsmitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet. Bei Nichtteilnahme muss dem Vorsitzenden eine Entschuldigung vorgelegt werden

 


§ 8 Vorstandssitzung

 

  1. Die Vorstandssitzung kann auch in virtueller Form durchgeführt werden. Das zugrundeliegende Konzept wird vom Vorstand beschlossen und in der Geschäftsordnung niedergelegt. Die virtuelle Vorstandssitzung erfolgt in einem, nur für Vorstandsmitglieder mit ihren Legitimationsdaten und einem gesonderten Passwort zugänglichen Chat-Raum
  2. Die Einladung zur Vorstandssitzung bzw. ggf. zur Online-Vereinssitzung erfolgt 14 Tage vorher per eMail durch den Vereinsvorsitzenden. Dabei wird auch die vorläufige Tagesordnung bekannt gegeben. Soweit das jeweilige Vorstandsmitglied nicht per eMail erreichbar ist, erfolgt die Einladung per Brief. Dieser wird an die dem Verein zuletzt bekannte Anschrift geschickt
  3. Darüber hinaus wird das jeweils nur für die aktuelle Versammlung gültige Zugangspasswort mit einer gesonderten eMail maximal 5 Stunden vor Beginn der Vorstandssitzung durch den Vorstandsvorsitzenden bekannt gegeben. Ausreichend ist die ordnungsgemäße Absendung der Mail an die letzte dem Vorstand bekannte eMail-Adresse des Vorstandsmitgliedes. Mitglieder des Vorstandes, die nicht per eMail erreichbar sind, erhalten das Zugangspasswort per Post. Ausreichend ist die ordnungsgemäße Absendung des Briefes drei Tage vor der Vorstandssitzung
  4. Alle Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, ihre Legitimationsdaten und das Zugangspasswort keinem Dritten zugänglich zu machen und unter strengem Verschluss zu halten

§ 9 Tagesordnung

 

  1. Die Tagesordnung wird von dem 1. Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden aufgestellt
  2. Die Tagesordnung muss alle Anträge der Vorstandsmitglieder enthalten, die bis 14 Tage vor der Sitzung beim 1. Vorsitzenden eingegangen sind. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind von ihm zu berücksichtigen.
  3. Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern 7 Tage vor dem Sizungstermin mitzuteilen. Die Punkte können bei Bedarf verändert werden

§ 10 Vertraulichkeit / Öffentlichkeit

 

  1. Die Sitzungen des Vortandes sind nicht öffentlich
  2. Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sizung entscheiden
  3. Bestellt die Mitgliederversammlung einen Geschäftsführer der nicht Mitglied des Vorstandes ist, nimmt dieser regelmäßig an den Vorstandssitzungen teil
  4. Protokolle der Vorstandssitzungen werden den Mitgliedern auf Wunsch zugeleitet

§ 11 Sitzungsleitung

 

  1. Die Sitzungen des Vorstandes werden vom 1. Vorsitzenden geleitet
  2. Ist der 1. Vorsitzende verhindert, leitet der 2. Vorsitzende die Sitzung

§ 12 Befangenheit

 

An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, von denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, darf dieser nicht teilnehmen.

 

Im Zweifel entscheidet der Vorsitzende


§ 13 Beratungs- & Beschlussgegenstände

 

  1. Gegenstand der Beratung und Abstimmung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte
  2. Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, werden nur zur Beschlussfassung zugelassen, wenn die einfache Mehrheit der Vorstandsmitglieder zustimmt

§ 14 Beschlussfassung

 

  1. Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme
  2. Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Eine Stimmübertragung ist ausgeschlossen
  3. Über die Form der Abstimmung bestimmt der Sitzungsleiter
  4. Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der satzungsgemäß festgelegten Anzahl der Vorstandsmitglieder. Stimmenthaltungen zählen danach in Abweichung von §§ 28.1. + 32.1. BGB als "Nein"-Stimmen

§ 15 Protokoll

 

  1. Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist ein Ergebnisprotokoll zu fertigen
  2. Das Protokoll muss umfassen: Datum und Uhrzeit der Versammlung, eine Namensliste der Teilnehmer, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung und die Beschlüsse unter Angabe des Abstimmungsergebnisses. Auf Verlangen von Vorstandsmitgliedern müssen abgegebene Erklärungen in das Protokoll aufgenommen werden
  3. Das Sitzungsprotokoll ist von dem Vorsitzenden und dem Protokollführer zu unterzeichnen
  4. Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf
  5. Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb von 2 Wochen nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollten bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt

E. Zusammenarbeit mit anderen Organen und Ausschüssen

§ 16 Ausschüsse

 

  1. Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung gemäß § 19 der Satzung Auschüsse berufen
  2. Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freien Ermessen
  3. Die Ausschüsse haben nach § 19 der Satzung nur eine eingeschränkte Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen

F. Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft